120 spørgsmål du kan benytte ved interne audits…

Det kan være vanskeligt, at finde på de gode og relevante spørgsmål når man er ny eller knapt så erfaren intern auditor.
Her kan du lade dig inspirere af 120 eksempler på spørgsmål når du skal igang med at planlægge en intern audit. Vi har opdelt oversigten i de afdelinger som de fleste virksomheder har 1) Salg, 2) Planlæg til produktion, 3) Udvikling og konstruktion, 4) Indkøb, 5) Produktion, 6) Varemodtagelse og indgangskontrol, 7) Lager, 8) Forsendelse, 9) Topledelsen og 10) Kvalitetsfunktionen. Du kan også sagtens anvende de mange spørgsmål som inspiration, hvis du auditerer med udgangspunkt i de interne processer.

Disse 120 spørgsmål er ikke “de vise sten”, men blot udarbejdet til inspiration. Du kan altid – og til ledere og medarbejdere i alle afdelinger og på alle niveauer – stille spørgsmål om kendskabet til kvalitetspolitikker og -mål, styring af afvigelser, ansvar og beføjelser, uddannelse og træning, frigivelse af processer og/eller styring af kompetencer.

Rigtig god fornøjelse! – Er det stadig svært er vi ikke længere væk end et kald på 56 29 72 36. 

Salg

1. Hvordan indsamler I kundebehov og krav for at sikre korrekte og klart definerede kundeordrer?
2. Hvordan sikrer I korrekt kommunikation af kundeordrer til Planlægning af produktion og andre relevante afdelinger?
3. Hvordan håndterer I ændringer i kundeordrer og sikrer, at de dokumenteres og kommunikeres korrekt?
4. Hvordan evaluerer I kundetilfredshed og bruger feedback til kontinuerlig forbedring?
5. Hvordan dokumenterer og arkiverer I kundeordrer og tilhørende dokumentation?
6. Hvordan sikrer I, at tilbud overholder virksomhedens krav til indhold i tilbud og at tilbuddet har en begrænset varighed. 
7. Hvordan er ansvar og beføjelser fastlagt i afdelingen?
8. Hvordan arbejder I sammen med andre afdelinger for at sikre, at produktspecifikationer og leveringsforpligtelser er klart kommunikeret?
9. Hvordan reagerer I på ændringer i kundebehov og markedsforhold, og hvordan opdaterer I dokumentationen i overensstemmelse hermed?
10. Hvordan sikrer I, at prissætning og tilbud overholder virksomhedens krav til dækningsbidrag (fortjeneste) og eventuelle lovgivningsmæssige krav?
11. Hvordan håndterer I klager og reklamationer fra kunder, og hvordan sikrer I, at de bliver behandlet korrekt og registreret?
12. Hvordan deltager I i risikostyring i forhold til kundeordrer og opretholder sporbarhed af kundeordrer gennem hele fremstillingsprocessen?

Planlægning af produktion

1. Hvordan planlægger I produktionsaktiviteterne for at sikre levering til tiden og i overensstemmelse med fastlagte kvalitetskrav?
2. Hvordan sikrer I, at produktionsplanen er opdateret og i overensstemmelse med ændringer i kundeordrer og specifikationer?
3. Hvordan håndterer I ressourceallokering og kapacitetsstyring for at opfylde produktionsbehovene?
4. Hvordan sikrer I, at produktionsprocesser er dokumenteret og opdaterede i henhold til ISO 9001:2015-kravene?
5. Hvordan overvåger og rapporterer I produktionsperformance og eventuelle afvigelser fra planen?
6. Hvordan deltager I i identifikationen og styringen af produktionskrav i forhold til produktkarakteristikker og kvalitetskrav?
7. Hvordan arbejder I sammen med Salg og Udvikling og konstruktion for at sikre korrekt overførsel af produktionsoplysninger?
8. Hvordan håndterer I risikostyring i forhold til produktionsprocesser og opretholder sporbarhed gennem produktionsprocessen?
9. Hvordan reagerer I på ændringer i produktionsbehov og -krav, og hvordan opdaterer I dokumentationen i overensstemmelse hermed?
10. Hvordan sikrer I, at maskiner og udstyr er vedligeholdt og kalibreret i overensstemmelse med relevante kvalitetsstandarder?
11. Hvordan håndterer I affaldsproduktion og overskydende materialer for at minimere spild og sikre miljøoverholdelse?
12. Hvordan deltager I i kontinuerlig forbedring af produktionsprocesserne og effektiviteten af kvalitetsledelsessystemet?

Udvikling og konstruktion

1. Hvordan sikrer I, at designprocessen opfylder kravene i ISO 9001:2015 og virksomhedens egne  kvalitetsstandarder?
2. Hvordan dokumenterer og opdaterer I tekniske specifikationer og ændringer i produktdesignet?
3. Hvordan håndterer I risikostyring i forhold til design- og udviklingsprojekter?
4. Hvordan samarbejder I med Salg og Produktion for at sikre korrekt overførsel af produktionsoplysninger?
5. Hvordan deltager I i identifikationen og styringen af produktkrav i forhold til produktkarakteristikker og kvalitetskrav?
6. Hvordan sikrer I, at designfejl og ændringer behandles og dokumenteres korrekt?
7. Hvordan reagerer I på ændringer i produktkrav og designspecifikationer fra kunderne?
8. Hvordan deltager I i evalueringen og udvælgelsen af leverandører og materialer i forhold til design- og udviklingsbehov?
9. Hvordan sikrer I, at designændringer overholder kvalitetsstandarder og dokumenteres korrekt?
10. Hvordan deltager I i risikostyring i forhold til produktudvikling og ændringer i eksisterende produkter?
11. Hvordan bidrager I til kontinuerlig forbedring af design- og udviklingsprocesser og effektiviteten af kvalitetsledelsessystemet?
12. Hvordan håndterer I kontraktfortrolighed og beskyttelse af intellektuel ejendom i forbindelse med designaktiviteter – specielt aktuelt hvor der anvendes underleverandører / eksterne designere ved produktudvikling?

Indkøb

1. Hvordan identificerer og vurderer I leverandører for at sikre, at de opfylder virksomhedens kvalitetskrav og standarder?
2. Hvordan sikrer I, at kravene i ISO 9001:2015 overholdes ved valg af leverandører?
3. Hvordan håndterer I kommunikationen af indkøbskrav og specifikationer til leverandørerne?
4. Hvordan overvåger I leverandørernes præstation og kvalitet, og hvordan rapporterer I eventuelle afvigelser?
5. Hvordan sikrer I, at leverandører har passende kvalitetsledelsessystemer og processer på plads?
6. Hvordan deltager I i risikostyring i forhold til leverandører og identificerer potentielle risici i forsyningskæden?
7. Hvordan håndterer I ændringer i indkøbskrav og specifikationer, og hvordan kommunikerer I disse ændringer til relevante interessenter?
8. Hvordan sikrer I, at indkøbsaktiviteter og processer er dokumenterede og overholder kravene i ISO-standarderne?
9. Hvordan håndterer I materialeafvisning og returnering af varer til leverandører, og hvordan sikrer I korrekt opfølgning?
10. Hvordan deltager I i evalueringen og valg af alternative leverandører for at sikre konkurrencedygtighed og kvalitet?
11. Hvordan bidrager I til kontinuerlig forbedring af indkøbsprocessen og effektiviteten af kvalitetsledelsessystemet?
12. Hvordan sikrer I, at indkøbsaktiviteter er i overensstemmelse med virksomhedens kvalitetspolitik og mål?

Produktion

1. Hvordan sikrer I, at produktionsprocesserne er i overensstemmelse med specifikationer og standarder?
2. Hvordan overvåger og dokumenterer I produktkvalitet og udfører intern kontrol og inspektion?
3. Hvordan håndterer I sporbarhed af materialer og komponenter gennem produktionsprocessen?
4. Hvordan sikrer I, at maskiner og udstyr er vedligeholdt og kalibreret i overensstemmelse med kvalitetsstandarder?
5. Hvordan håndterer I affaldsproduktion og overskydende materialer for at minimere spild og sikre miljøoverholdelse?
6. Hvordan deltager I i identifikationen og styringen af produktionskrav i forhold til produktkarakteristikker og kvalitetskrav?
7. Hvordan sikrer I, at produktionsafvigelser og ikke-overensstemmelser håndteres, registreres og rapporteres korrekt?
8. Hvordan reagerer I på ændringer i produktionsbehov og -krav, og hvordan opdaterer I produktionsprocesserne i overensstemmelse hermed?
9. Hvordan arbejder I sammen med Varemodtagelse og Forsendelse for at sikre korrekt overførsel af materialer og produkter?
10. Hvordan deltager I i risikostyring i forhold til produktionsprocesser og levering til tiden?
11. Hvordan bidrager I til kontinuerlig forbedring af produktionsprocesserne og effektiviteten af kvalitetsledelsesssystemet?
12. Hvordan håndterer I arbejdsmiljømæssige forhold og sikkerhedsaspekter i produktionsmiljøet?

Varemodtagelse og indgangskontrol

1. Hvordan sikrer I, at indkommende materialer og komponenter opfylder specifikationerne og kvalitetsstandarderne?
2. Hvordan håndterer I dokumentation og registrering i forbindelse med indgangskontrollen, herunder inspektionsresultater og prøverapporter?
3. Hvordan reagerer I på identificerede problemer eller afvigelser i forbindelse med indkommende materialer?
4. Hvordan opretholder I sporbarhed af indgangskontrolaktiviteter og eventuelle identificerede problemer?
5. Hvordan samarbejder I med indkøbsafdelingen og leverandører for at sikre, at specifikationer og krav er klart kommunikeret?
6. Hvordan håndterer I materialeafvisning og returnering til leverandører, og hvordan sikrer I korrekt opfølgning på disse sager?
7. Hvordan sikrer I korrekt identifikation og mærkning af godkendte materialer og komponenter efter indgangskontrol?
8. Hvordan opbevarer og håndterer I materialer og komponenter for at forhindre forurening og beskadigelse?
9. Hvordan deltager I i risikostyringsaktiviteter i forhold til indkommende materialer og komponenter?
10. Hvordan håndterer I ændringer i kravene til indgangskontrol som følge af produktudvikling eller ændringer i kravene til produkterne?
11. Hvordan bidrager I til kontinuerlig forbedring af indgangskontrolprocessen og effektiviteten af kvalitetsledelsessystemet?
12. Hvordan håndterer I beskyttelse af følsomme oplysninger og kontraktfortrolighed i forhold til indgangskontrolaktiviteter?

Lager

1. Hvordan administrerer I lagerbeholdningen for at sikre, at produkter og komponenter er tilgængelige i overensstemmelse med produktionsbehovene?
2. Hvordan håndterer I lagerbeholdning og sikrer, at lageret er organiseret og opretholder sporbarhed?
3. Hvordan deltager I i identifikationen og styringen af produktionsbehov og -krav i forhold til lagerbeholdningen?
4. Hvordan sikrer I korrekt opbevaring og håndtering af materialer og produkter for at forhindre forurening og beskadigelse?
5. Hvordan arbejder I sammen med Produktion og Forsendelse for at sikre korrekt overførsel af materialer og produkter?
6. Hvordan håndterer I forældede eller overskydende lagervarer, og hvordan sikrer I korrekt registrering og opfølgning?
7. Hvordan opretholder I sporbarhed af lagerbeholdningen for at sikre, at de korrekte materialer og produkter bruges i produktionen?
8. Hvordan deltager I i risikostyring i forhold til lagerbeholdningen og opdaterer procedurer i overensstemmelse med ændringer i produktkrav?
9. Hvordan bidrager I til kontinuerlig forbedring af lagerstyringsprocessen og effektiviteten af kvalitetsledelsessystemet?
10. Hvordan håndterer I materialeafvisning eller returnering fra Produktion?
11. Hvordan sikrer I, at lageret overholder miljømæssige og sikkerhedsmæssige krav?
12. Hvordan deltager I i kontinuerlig træning og udvikling af lagerpersonalet for at sikre deres kompetence og overholdelse af procedurer?

Forsendelse

1. Hvordan håndterer I ordrebehandling og forsendelse for at sikre korrekt levering til kunderne?
2. Hvordan overvåger og rapporterer I leveringstider og eventuelle forsendelsesproblemer?
3. Hvordan sikrer I korrekt pakning og mærkning af produkter til forsendelse?
4. Hvordan er ansvar og beføjelser fastlagt i afdelingen?
5. Hvordan håndterer I dokumentation og transportdokumenter i forbindelse med forsendelser?
6. Hvordan arbejder I sammen med Salg og Lager for at sikre korrekt overførsel af produkter til forsendelse?
7. Hvordan sikrer I, at produkter er beskyttet under transport for at forhindre skader eller forringelse af kvaliteten?
8. Hvordan opretholder I sporbarhed af forsendelser for at sikre korrekt levering og dokumentation?
9. Hvordan deltager I i risikostyring i forhold til forsendelsesaktiviteter og identificerer potentielle risici?
10. Hvordan bidrager I til kontinuerlig forbedring af forsendelsesprocesserne og effektiviteten af kvalitetsledelsessystemet?
11. Hvordan håndterer I reklamationer og returneringer fra kunder, og hvordan sikrer I korrekt behandling og opfølgning?
12. Hvordan deltager I i træning og udvikling af forsendelsespersonalet for at sikre deres kompetence og overholdelse af procedurer?

Topledelsen / ledelsen

1. Hvordan er du involveret i fastlæggelsen af virksomhedens overordnede strategi og mål i forhold til kvalitet og kundetilfredshed?
2. Hvordan sikrer du, at kvalitetspolitikker og mål er klart defineret og forstået på tværs af organisationen?
3. Hvordan evaluerer du effektiviteten af kvalitetsledelsessystemet og kontinuerlig forbedring?
4. Hvordan deltager du i identifikationen og styringen af risici i forhold til kvalitetsledelse og forretningens mål?
5. Hvordan sikrer du, at kvalitetsledelsessystemet opfylder kravene i ISO 9001:2015 og andre relevante standarder?
6. Hvordan deltager du i beslutningsprocesser vedrørende ressourceallokering og investeringer i kvalitetsforbedring?
7. Hvordan kommunikerer du kvalitetsmål og forventninger til alle niveauer af organisationen?
8. Hvordan følger du op på resultaterne af interne og eksterne audits og identificerer områder, der kræver handling?
9. Hvordan sikrer du, at ledelsen og resten af organisationen tager det nødvendige ansvar og arbejder mod fælles mål for at forbedre kundetilfredsheden?
10. Hvordan deltager du i udviklingen af en kultur, der fremmer kvalitetsbevidsthed og kontinuerlig forbedring?
11. Hvordan sikrer du, at ressourcerne til kvalitetsledelsessystemet er tilstrækkelige til at implementere og udvikle ledelsessystemet og  sikre at processerne opfylder de fastlagte krav?
12. Hvordan engagerer du dig i træning og udvikling af ledelsespersonalet for at fremme kvalitetsledelse og kundetilfredshed?

Kvalitetsfunktionen

1. Hvordan administrerer du kvalitetsledelsessystemet og sikrer overholdelse af ISO 9001:2015-kravene?
2. Hvordan deltager du i identifikationen og styringen af kvalitetsmål og præstationsmålinger?
3. Hvordan overvåger og rapporterer du resultaterne af interne og eksterne audits og identificerer områder, der kræver handling?
4. Hvordan sikrer du, at processer og procedurer er dokumenteret og opdateret i overensstemmelse med standardernes krav?
5. Hvordan håndterer du manglende overensstemmelse, afvigelser og ændringer i kvalitetsledelsessystemet?
6. Hvordan samarbejder du med andre afdelinger for at sikre, at kvalitetsstandarder og procedurer er klart kommunikeret?
7. Hvordan deltager du i risikostyringsaktiviteter og evaluering af processer og procedurer?
8. Hvordan sikrer du, at medarbejdere er kompetente og bevidste om kvalitetsstandarder og jeres egne procedurer?
9. Hvordan bidrager du til kontinuerlig forbedring af kvalitetsledelsessystemet og processerne?
10. Hvordan deltager du i udvælgelsen og evalueringen af leverandører og leverandørstyring i forhold til kvalitetskrav?
11. Hvordan sikrer du, at kvalitetsregistreringer og dokumentation er korrekt vedligeholdt og arkiveret?
12. Hvordan engagerer du dig i træning og udvikling af kvalitetspersonalet for at sikre deres kompetence og overholdelse af procedurer?

Held og lykke med forberedelsen
Husk at prioritere god tid til forberedelse og sætte dig ind i de forskellige processer, risici og processerne og få adgang til relevante procedurer etc. Du kan også søge inspiration i afvigelsesdatabaser, trends i afdelingerne eller vende kravene i standarderne om til et spørgsmål. Og husk – du skal som auditor ikke kunne svare på alle spørgsmålene. De auditerede skal kunne vise dig hvor svarene er nedfældet og/eller vise dig objektivt bevis på at processerne fungerer, at processerne er effektive og at krav og dokumentation er i overensstemmelse med virksomhedens egne procedure og kravene i standarderne.

Kontakt os i Lasse Ahm Consult når du gerne vil arbejde blive endnu bedre som intern auditor

www.lasseahm.dk  ·  Telefon 56 29 72 36