Hvad er et skildpaddediagram?

“Turtle Diagram” er et godt værktøj til visualisering af procesegenskaber. Processer består af input, output, kriterier osv. Et skildpaddediagram visualiserer en proces til at hjælpe med at forstå processen. Diagrammet ligner kroppen af ​​en skildpadde med komponenter som krop, ben, hoved og hale.

Anvendelsen af turtlediagrammer er en integreret del af softwaren TOPmanager®. 

Fordelene ved at bruge skildpadde diagrammer

Skildpaddediagrammer giver dig mulighed for at se på hele processen samt kommunikation og kortlægning af indbyrdes forbundne processer med relevante funktioner og niveauer i organisationen. Skildpaddediagrammer kan hjælpe både ledelse og medarbejdere med at forstå processen bedre.

Er der et ISO-krav for at udvikle skildpadde diagrammer?

Der er ingen formelle krav til organisationer om at anvende skildpaddediagrammer. I kravene i ISO 9001 hedder det i afsnit 4.1, “Organisationen skal identificere de processer, der er nødvendige til QMS og deres anvendelse i hele organisationen og bestemme rækkefølgen og interaktionen af ​​disse processer.”

Der er således ikke et specifikt krav til at anvende skildpaddediagrammer, men skildpaddediagrammer kan faktisk hjælpe organisationen med at opfylde kravene til at bestemme og styre adskillige sammenkoblede aktiviteter og processer for at muliggøre transformation af input og output.

Sådan anvender du et skildpaddediagram?

Det er enkelt at bruge et skildpaddediagram. Skildpaddediagrammet består af 6 områder, der alle omgiver processen. Processen betragtes som skildpaddes krop. De 6 områder er:

• Input, Udstyr og materialer (hvad)
• Dokumentation og metoder (hvordan)
• Output
• Personale og kompetencer (hvem) og endelig
• Måling og kriterier (Succeskriterier).

Proces: I midten af diagrammet beskrives selve processen. I denne boks indtaster du oplysninger om de enkelte trin, der falder inden for omfanget af processen. En proces kan involvere mange ansatte og/eller flere afdelinger i organisationen.

Input: I denne boks defineres detaljerne i den faktiske proces, herunder: dokumenter, materialer, information, krav osv.

Output: I denne boks defineres detaljerne om processens output – eksempelvis  produkter, dokumentation osv.

Hvad – Udstyr og materialer: Denne boks er dedikeret til at kortlægge de ressourcer, der er nødvendige for at udføre processen. Eksempelvis maskiner, værktøjer, måleapparater

Hvem – Personale og kompetencer: Denne boks er dedikeret til at kortlægge de medarbejdere i organisationen, der har ansvar/opgaver i processen.

Hvordan – Dokumentation og metoder: Denne boks er dedikeret til at fastlægge de specifikke dokumenter i ledelsessystemet. Dokumenter som beskriver ansvarlige personer og fremgangsmåder for at udføre de enkelte procestrin. Oftest er det procedurer/forretningsgange, instruktioner, vejledninger eller SOP’er (standard operation procedures).

Succeskriterier – Måling og kriterier: Denne boks er beskriver de foranstaltninger, organisationen har til rådighed for at overvåge, hvor godt processen fungerer. Hvis foranstaltningerne er på linje med organisationens plan, politikker, mål og målsætninger, skal foranstaltningerne være i stand til at fortælle ledelsen, om processen er opfyldt eller skal justeres eller forbedres

Kontakt os når du har lyst til at høre yderligere om mulighederne med Turtle diagrammer eller softwareløsningen TOPmanager®