A3 Problemløsningsværktøj
Brugen af A3 som problemløsningsværktøj vinder mere og mere indpas. A3 som problemløsningsredskab er en struktureret metode og fremgangsmåde til at løse problemer af enhver art eller til at skabe grundlag for løbende forbedringstiltag.
Der findes flere varianter af A3 Problemløsningsværktøjer, men grundlæggende for dem alle er, at de er inddelt i en række områder som hver især skal forklares og uddybes i en fastlagt rækkefølge.
De 7 områder i en A3
Selve A3-arket er inddelt i 7 områder. De 7 områder er ikke lige store, men tjener hvert et formål. Ved udfyldelsen af A3-arket går brugerne systematisk frem fra felt 1 til 7. De 7 områder er følgende:
1 – Baggrund
Beskriv baggrunden for problemstillingen. Hvorfor er dette et problem og hvad skal løses. Hvorfor taler vi om opgaven eller problemet
2 – Nu-situation
Hvad er status i dag. Vis det gerne med skemaer, grafer, tegninger, kort eller tilsvarende letforståelige elementer. Hvad er problemet i Nu-situationen? Vær konkret i beskrivelsen.
3 – Mål
Beskriv her præcist hvad det er vi ønsker eller gerne vil opnå. Vær også her konkret i beskrivelsen.
4 – Analyse
Kortlæg her hvad de grundlæggende årsager til problemstillingen er. Vælg gerne de mest enkle årsagsanalyseværktøjer som 5xWhy eller Fiskebensdiagram for tydeligt at vise sammenhængen mellem årsagerne og virkningerne.
5 – Foreslåede tiltag
Beskriv her hvad der er foreslået for at nå den ønskede situation. Beskriv hvad de foreslåede løsninger vil gøre ved de grundlæggende årsager for at målet nås. Hold fokus på at de foreslåede tiltag ikke er lig med løsningerne. De foreslåede tiltag er kun forslag – indtil videre – og indtil vi har lagt os fast på den endelige løsning eller løsninger i kombination.
6 – Plan
Beskriv her de aktiviteter og tiltag som skal gennemføres og hvem der er ansvarlig for de enkelte aktiviteter. Husk at notere deadline for aktiviteterne. Er der flere om ansvaret er det en god idé tydeligt at markere hvem der har det endelige ansvar for at aktiviteten gennemføres inden deadline. Beskriv også her hvilke indikationer vi kan anvende for at dokumentere resultater og fremdrift. Lav gerne et GANTT-diagram eller tilsvarende som viser indsatser og resultater, deadlines og ansvarsfordeling. Selvom pladsen er trang på A3-arket er det vigtigt at alle kan se og forstå planen.
7 – Opfølgning
Beskriv her hvilke emner som skal medtages i opfølgningen af løsningen på problemet. Sørg for at anvende PDCA-cirklen (Plan, Do, Check og Act). Sørg også for at indsamle og dele al den nyttige viden om processerne og resultaterne.
Historien bag A3
Redskabet og metoden A3 blev oprindeligt startet som mange andre LEAN-værktøjer hos Toyota tilbage i 1940’erne og redskabet blev typisk anvendt af lean manufacturing praktikere når disse skulle løse identificerede problemer eller blot forbedre processer og outputs. Værktøjet giver en enkel og stram fremgangsmåde, der guider brugerne i løsningen af et problem. Metoden visualiseres typisk på et enkelt stykke A3-papir – deraf navnet.
Vi erkender, at navnet “A3” ikke er et særligt inspirerende navn, men historien om dets oprindelse er faktisk ret sjovt. Rygtet siger, at Taiichi Ohno, opfinderen af Toyota Production System, nægtede at læse mange siders rapport for at forstå et problem. Som svar oprettede hans team A3-skabelonen og opsummerede problemløsningen på én side – nemlig en side i formatet A3. A3 problemløsningsværktøjet spillede en væsentlig rolle i Toyotas succes, og mange forskellige slags industrier har siden taget værktøjet til sig.
Vigtige pointer ved brugen af A3 Problemløsningsværktøjet
Det første man skal huske på er at succesen og samarbejdet omkring brugen af A3 er fuldstændig afhængig af god kommunikation. Det er ikke noget, man skal gøre alene. Der er tre hovedrolleindehavere:
- Ejere (det er dig eller en person under dit ansvar)
- Mentorer / trænere
- Respondenter / svarpersoner
Du skal oprette rollerne til formålet afhængig af hvilket problem, som skal løses. Her er, hvad rollerne betyder:
Ejeren er ansvarlig for at lede øvelsen. Ejeren er omdrejningspunktet mellem de to andre roller. Ejeren fremmer god kommunikation og holder dokumenter ajour. Det er fristende at tænke på ejeren som lederen af denne trio, men det er ikke tilfældet idet alle rollerne er lige.
Mentoren er en person med solid problemløsningserfaring. Det er mentorens/trænerens opgave at coache ejeren og styre alle mod at finde en løsning. Det er ikke mentorens opgave selv at finde svarene. Mentorer skal coache de øvrige til at finde mulige løsningsforslag.
Respondent. Denne er en person (eller en gruppe mennesker), der har en egeninteresse i resultatet af A3-projektet. Respondenter kan omfatte klienten, interessenter eller ledere. En udfordring kan være at få de rette personer i tale. Der er ingen nem vej uden om dette. Grundlæggende har du brug for, at din organisation understøtter denne måde at arbejde på og gør det nemt for dig at få adgang til de rette ledere, hvis det er nødvendigt.
Udbyttet af at arbejde med A3
Udbyttet af at arbejde med A3 Problemløsningsværktøjet er mangeartet. Først og fremmest den strukturede form og tilgang, men også inddragelsen af de forskellige roller i arbejdet. Størst er udbyttet når alle personer, som inddrages i arbejdet med A3 Problemløsningsværktøjet, er introduceret til værktøjet og at omfanget af at benytte A3 Problemløsningsværktøjet også sker i en hyppighed og grad, som sikrer fortrolighed med værktøjet i organisationen. Under arbejdet med problemløsningen anvendes også værktøjer som 5xWhy og Fiskebensdiagram.
Det handler i høj grad om at får skabt de første succes’er med at anvende strukturen, få tilpasset redskabet og processen til den enkelte virksomhed. Den største barriere for ikke at anvende netop A3 Problemløsningsværktøjet er oftest slet ikke at forsøge eller slet ikke at komme igang.