Skab dig en god fremgangsmåde ved ansættelser – få 31 råd til processen her…

Mange virksomheder vælger selv at gennemføre deres ansættelsessamtaler i stedet for at lade professionelle rekrutteringsbureauer tage sig af opgaven. At gennemføre processen selv medfører ofte et større ejerskab til opgaven og bedre kendskab til kandidaterne.

Det giver mulighed for at bedømme ”den samlede pakke” som de enkelte kandidater indeholder – både positive og negative sider. Det er dog forbundet med risici, hvis du ikke har en effektiv fremgangsmåde ved dine ansættelser.

Udvælgelsesprocessen er oftest tidskrævende, men vi anbefaler alligevel, at det er en proces som i langt de fleste tilfælde med fordel – afhængigt af det organisatoriske niveau – skal ligge i virksomheden. Her kommer vi med vores råd til de 3 faser; før, under og efter ansættelsesforløbet.

Før selve ansættelsen…

Inden du i det hele taget går i gang med ansættelsesprocessen skal du sikre dig, at du har den fornødne tid og vælger at søge kandidater fra de rigtige medier. Hvis du alene vælger at lægge dine opslag op på Stepstone, Ofir.dk, Job-zonen eller Jobindex skal du være opmærksom på, at de kandidater som søger her oftest er kandidater som allerede er jobsøgende i dag. Du får sandsynligvis ikke fingre i de kandidater, som sidder i velfungerende jobs og derfor ikke er aktivt jobsøgende.

1. Vælg nøje dine rekruteringskilder. Mulighederne er mange og et mix af elektroniske jobdatabaser, trykte medier og LinkedIn er oftest en god løsning.
2. Overvej om ansættelse i det hele taget er den rigtige løsning. Muligvis er konsulenter eller kontraktansættelse en mulighed.
3. Beskriv nøje de kvalifikationer medarbejderen skal have og hvilke opgaver som skal løses. Det er vigtigt at du får kortlagt ressourcebehovet.
4. Lav forud for samtalerne en profil af din egen virksomhed – hvad er det du kan tilbyde din nye medarbejder?
5. Lav en detaljeret funktionsbeskrivelse og/eller opgavebeskrivelse
6. Overvej hvilke andre medarbejdere eller ledere fra organisationen som med fordel kan inddrages i processen.
7. Skab dig en spørgeguide, som du anvender ved samtalerne, så alle kandidater i princippet komme igennem den samme proces og de samme spørgsmål.
8. Overvej om opgaven er så kompleks at en indledende professionel screeningsproces er bedst. Accepter at det er tidskrævende at screene mange kandidater.
9. Overvej hvilke muligheder du har for at etablere en midlertidig kontraktperiode eller om  prøvetid inden ansættelse er en idé for dig.

Når du skal i gang med samtalerne…

Overordnet skal du være godt forberedt til samtalerne. Du skal have den fornødne tid og ”være til stede” ved samtalerne. Det er en god idé at får dokumenteret kandidatens kompetenceniveau inden for de arbejdsopgaver som kandidaten skal løse for dig.Projektledelse er ikke bare projektledelse og Word er ikke bare Word ligesom det er vigtigt, at kandidaten reelt kender forskel på debet og kredit eller kan løse komplekse opgaver i Excel, hvis det er det som kræves i jobbet.

1. Sørg for en behagelig stemning og giv en god orientering om jobbet. 
2. Er du meget ophængt i denne periode så overvej om det er en fordel at udlicitere hele eller dele af processen.
3. Overvej inden samtalerne hvad det er du præcist gerne vil have frem i kandidaten til jobbet. Er fagligheden eller personligheden det vigtigste?
4. Vær ærlig i din fremstilling af jobbet og af opgaverne – også hvis jobbet indeholder mange rutineopgaver eller mange afvekslende opgaver. Det giver ingen mening for nogen af parterne, hvis du forsøger at “oversælge” jobbet for at gøre det mere attraktivt. 
5. Brug forskellige tests til at understøtte dine observationer.  Det kan være tests om personlighed, disc-analyse, introvert/ekstrovert, NLP-kortlægning og andre prøver som du finder relevante for jobbet.
6. Sæt kandidaten ”på prøve”. Benyt dig af praktiske prøver som dokumenterer kandidatens faglighed. Det kan være prøver inden for word, excel, powerpoint, Navision eller andre programmer som er relevante redskaber i kandidatens arbejdsopgaver i det nye job.
7. Vær selv godt forberedt. Fordel eventuelt inden interviewet forskellige ”roller” mellem jer, når I er flere deltagere fra virksomheden.
8. Pres kandidaten ”til kanten”. Det er oftest i disse situationer når tempoet er hektisk at kandidatens personlighed er vigtig.
9. Overvej personens samarbejdsevner.
10. Spørg efter referencer – konkrete kontaktpersoner som kan kontaktes.
11. Planlæg og gennemfør flere samtaler – også selv du umiddelbart mener at én samtale er tilstrækkelig.
12. Overvej vægtningen mellem kandidatens ”personlighed” og ”faglighed” – hvad er vigtigst i det nye job?
13. Søg efter ”passionen” hos kandidaten. Søger kandidaten det nye job på baggrund af et ønske om ”væk fra det eksisterende job” eller en passion om at komme ”hen til” din organisation eller til de nye opgaver?
14. Overvej om kandidaten er den ”rigtige brik” på det samlede hold og om denne kandidat socialt vil kunne fungere som en del af holdet. De sociale kompetencer er oftest langt mere værdifulde end specialistkompetencer. I mange virksomheder fokuseres meget på de faglige kompetencer, men dette nytter ikke noget, hvis kandidaten ikke har evnerne til at formidle sin viden til kunder eller kollegerne.
15. Du kan med fordel skabe dig en oversigt med de vigtigste kriterier for jobbet og rate dine kandidater ud fra disse kriterier. Alle kandidater indeholder som regel både en masse gode kompetencer og mindre hensigtsmæssige egenskaber og ved at rate disse skaber du et godt oversigtsbillede af fordele og ulemper og har du indrettet dit ratingskema korrekt kan du nemt sammenligne kandidaterne ud fra de opstillede kriterier. Dette redskab er guld værd.
16. Overvej om den kandidat du har brug for skal være en ”nyskaber”, en ”vedligeholder” eller en ”oprydder”.

Når din nye medarbejder er valgt og ansættelsespapirerne er skrevet under…

Allerede inden blækket er tørt på ansættelsespapirerne skal du i arbejdstøjet igen. Introduktionsprocessen for den nye medarbejder er vigtig og selve opstarten er noget du med fordel kan optimere og på den måde sikre de bedste og mest optimale betingelser for at den nye medarbejder hurtigt bliver en del af organisationen, føler sig godt tilpas og motiveret.  Der er derfor efter ansættelsen en del forhold du skal sikre:

1. Resten af organisationen skal være klar til at modtage den nye leder/medarbejder. Det vil sige alle de praktiske forhold skal være på plads. Det er vigtigere, at kontorstolen og arkitektlampen virker og at mailadressen allerede er sat op på startdagen end at der er friske blomster på bordet. Resten af holdet skal være informeret om den nye medarbejder starter og om hvilke opgaver man forventer den nye kollega skal løse.
2. Overvej om mentor-ordning er en mulighed i din organisation. At blive introduceret til det sociale fællesskab i organisationen er lige så vigtigt som at blive introduceret til opgavern og værktøjerne.
3. Påtag dig som arbejdsgiver eller afdelingsleder ansvaret for at introen bliver en succes.
4. Gennemfør hyppige opfølgningsmøder så jeres forventninger til hinanden afstemmes løbende efter ansættelsen. Det kan være meget individuelt, men opfølgning på ugebasis eller hver 14. dag kan være et godt udgangspunkt.
5. Lav et effektivt introduktionsprogram, som indeholder såvel sikkerhedsmæssige informationer, introduktion til viden om ejerforhold, kundetyper, udviklingsområder og naturligvis en effektiv introduktion til selve opgaverne. Selvom din nye medarbejder tidligere har arbejdet med regnskab eller i et laboratorie kan der være stor forskel i rutinerne fra virksomhed til virksomhed. Overvej også om det kan være en fordel at dele ugedagene op, således at en del af ugen er introduktion, mens resten af ugedagene er praktisk arbejde med opgaverne. Vær opmærksom på at det er begrænset, hvor mange nye informationer den nye medarbejder kan kapere ad gangen.
6. Sørg for at give præcis feed back på din oplevelse af samarbejdet.

Det er ikke vanskeligt – blot du strukturerer processen…

Det er ikke vanskeligt at håndtere ansættelsesprocessen selv. Samtidigt sparer du en masse penge til professionelle bureauer, men det kræver at du har en effektiv struktur og  har opsat de rigtige værktøjer til hver af faserne i ansættelsesforløbet. I Lasse Ahm Consult har vi i flere år både rådgivet og bistået virksomheder ved virksomhedens egne  ansættelsesforløb med det formål, at klæde virksomhedens ledelse på til fremadrettet, at varetage ansættelsesprocessen professionelt.  Rådgivningen sker på timebasis og har du lyst til at høre mere kan vi kontaktes på telefon 56 29 72 36 – spørg efter Lasse Ahm.