Har du et budskab, så overvej lige disse få punkter inden du går i luften med det…
Når du har et vigtigt budskab at formidle skal du, udover at bruge dine kommunikationsfærdigheder, også sikre, at det verbale budskab er i harmoni og i overensstemmelse med såvel den totale fremførelse af dit budskab som de handlinger der følger efter. Walk as you talk – som det populært kaldes.
Hvis kommunikationen og dine handlinger er i harmoni med hinanden, er du i stand til at formidle et budskab til en anden person. Hvis ikke der er harmoni, kan budskabet komme til at fremstå inkonsekvent og utroværdigt. Der er derfor flere forhold, som er væsentlige at overveje, når du har et budskab som skal afleveres:
Formålet:
Hvad er formålet? Hvilket emne eller fokus ønskes formidlet til modtageren? Dette kan virke simpelt, men mange formidlere er ikke tilstrækkeligt opmærksomme på det, hvorfor deres kommunikation fejler.
Tidsramme:
Ledere og medarbejdere har travlt, og tid er derfor en værdifuld ressource. Det er dermed vigtigt at fatte sig i korthed, når man ønsker at formidle et budskab. Dette gælder ved både mundtlig som skriftlig kommunikation.
Opmærksomhedsspændvidde:
Det afgørende indtryk af afsenderen og budskabet træffes på to minutter ved et møde. Det første indtryk er derfor afgørende, og inden for medieverdenen taler man om en maksimumtid på 30 sekunder. Har man ikke på 30 sekunder formået at redegøre for sit hovedbudskab, kan man ikke forvente, at budskabet i sin fulde bredde når ud til modtageren pga. en begrænset opmærksomhedstærskel.
Fremgangsmåde:
Når formålet er fastlagt, skal man beslutte sig for, hvilken fremgangsmåde man vil anvende. Her er det vigtigt, at man formulerer udsagnet så enkelt og nøjagtigt som muligt. Ydermere skal man sikre sig, at udsagnet er i overensstemmelse med og tilpasset målgruppens behov.
Trækplaster:
Når man kommunikerer, er hovedformålet at vinde lytterens opmærksomhed. Brug derfor tid på at finde nogle punkter, som vil vække modtagerens interesse og fænge dennes opmærksomhed.
Ordene:
Tag udgangspunkt i følelserne. Angst, kærlighed, medlidenhed, vrede eller humor er alle begreber, som er magtfulde virkemidler på folks reaktion. Forsøg at få kontakt med målgruppens følelser, så de kan tilslutte sig og identificere sig med budskabet – uden dog at overdrive.
Emnet:
Ved alle former for kommunikation er det essentielt at kende sit emne. Vær opmærksom på, at emnet skal være I overensstemmelse med overskriften for mødet, ligesom der skal være sammenhæng mellem hovedformål og fremgangsmåde.
Afrunding:
Sørg for en god afrunding. Gentag gerne de vigtigste pointer i dit budskab igen så budskabet står klart og tydeligt hos modtagerne. Vær forberedt på at dit budskab kan udmønte sig i spørgsmål fra modtagererne. Svar åbent og ærligt på det du allerede ved og erkend, såfremt der er svar du ikke kender endnu og derfor heller ikke kan give disse svar videre.
God fornøjelse med budskaberne!