Lasse Ahm har for Dansk Forening for Kvalitet i deres magasin DFK 02/2019 skrevet en artikel om kunsten at disponere og skrive en procedure, så indholdet bliver så letlæseligt og vedrørernde for medarbejdere som muligt.
Få 12 gode råd til hvad du skal fokusere på når du skriver procedurer, arbejdsgange eller dokumenter generelt.
Vi bringer indledningen i artiklen her:
Det kan være noget af en udfordring at skrive en procedure, som både er læsevenlig, interessant og motiverende og hvor indholdet er udtrykt på en sådan måde, at teksten ikke kan misforstås.
Jeg vil i denne artikel fokusere på de elementer, som er væsentlige ved disponering af teksten, formuleringen i de enkelte afsnit, den grafiske opstilling og ikke mindst, hvordan du med fordel kan gøre proceduren interessant og læsbar.
Mød læserne hvor de er!I
nden du går i gang, bør du gøre dig helt klart hvem modtagerne af din procedure er. Er det medarbejdere, som står midt i arbejdsprocessen? Er det ledelsen eller er proceduren skrevet for at imødekomme ønsker fra auditorer? Overvej også om indholdet af en procedure skal kunne læses og forstås af en kunde, som udsætter jer for en audit. Efter din analyse af modtagerne bør du reflektere over dit sprogniveau, detaljeringsgraden i proceduren og behovet for at supplere proceduren med illustrationer eller billeder.
Skriv kort og præcist
Vi befinder os i en verden af præcise informationer. Vi ønsker et hurtigt overblik uanset hvor vi søger vores information. Vi er vant til på internettet og i andre opslagsværker at få den ønskede information serveret lynhurtigt, så sørg for at skrive det vigtigste først i din procedure.
Start proceduren med en konklusion på de væsentligste forhold i proceduren og senere i teksten kan du detaljere arbejdsgangen.
Tegn også gerne et kort flow over de delelementer, du beskriver i proceduren. Illustrationer giver et hurtigt overblik over procestrinene og læseren kan hurtigt gå til det sted i proceduren, der er relevant.
